Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Leadwerke Marketing Management - FZCO, DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, 0000 Dubai, Vereinigte Arabische Emirate
E-Mail: info@leadwerke.de

Vertreter in der EU (Art. 27 DSGVO): Raue Rechtsanwälte, Potsdamer Platz 1, 10785 Berlin, Deutschland, Telefon +49 30 818 550 0. Sie können sich in allen Fragen zum Datenschutz auch an den Vertreter wenden.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Konto- und Unternehmensdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, freiwillig ein Profilbild und eine WhatsApp-Nummer (für künftige Benachrichtigungen – vor dem Start fragen wir Ihre Zustimmung ab), Firmenname, Anschrift, Land, USt-IdNr., Steuernummer, Webseite, weitere Rufnummer, Bankverbindung (verschlüsselt gespeichert), Rolle im Unternehmen. Zweck: Registrierung, Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung und Auszahlung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Lieferanten sehen von Käufern nur deren Kunden-ID; sperrt ein Käufer einen Lieferanten, sieht dieser die Kunden-ID und die angegebene Begründung.

Anmeldung und Sicherheit: Passwort (nur als sicherer Hash), Sitzungsdaten, IP-Adresse, Zeitpunkte von Anmeldungen und sicherheitsrelevanten Aktionen in einem Protokoll; bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung ein verschlüsselt gespeicherter Schlüssel. Zweck: Schutz der Konten und Nachweis von Vorgängen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Nutzungsdauer: Solange Sie angemeldet sind, zählen wir serverseitig die aktive Zeit je Tag (Minuten, ohne einzelne Seiten oder Klicks) und den letzten Besuch. Der Betreiber sieht daraus je Unternehmen „zuletzt aktiv“ und die durchschnittliche Zeit je Tag. Zweck: Betreuung der Kunden und Verbesserung des Portals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Tageswerte löschen wir nach 12 Monaten.

Nachweise von Lieferanten: Wer Leads liefern möchte, lädt eine Gewerbeanmeldung und/oder einen Handelsregisterauszug hoch. Diese Dateien speichern wir verschlüsselt; einsehen können sie nur berechtigte Mitarbeiter des Betreibers und das Unternehmen selbst, jeder Abruf durch den Betreiber wird protokolliert. Zweck: Prüfung, ob ein Gewerbe besteht, bevor wir Lieferungen annehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Anmelden mit Google (freiwillig): Wählen Sie „Mit Google anmelden“ oder „Mit Google registrieren“, erhalten wir von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Bestätigung, dass Google die Adresse geprüft hat, und eine Kennung Ihres Google-Kontos. Wir speichern die Kennung, um Sie wiederzuerkennen; Google erfährt dabei, dass Sie sich bei uns anmelden. Anbieter ist Google Ireland Ltd. (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können sich jederzeit stattdessen mit E-Mail und Passwort anmelden.

Übernahme aus dem bisherigen Leadwerke-Portal: Für Kunden, die bereits über das bisherige Portal von Leadwerke (betrieben über die Lead-Quelle) Leads bezogen haben, übernehmen wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsanschrift und Steuerangaben (ohne Bankdaten und Zugangsdaten) sowie die bisher bezogenen und reklamierten Leads samt Preis in dieses Portal, damit Sie Ihre Historie weiter sehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Ein Passwort legen Sie selbst fest.

Guthaben, Käufe, Belege: Buchungen, gekaufte Leads, Reklamationen, Rechnungen und Gutschriften (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Bei Vertragskunden zusätzlich: Vertragspreise, Abrechnungsintervall und Zahlungsziel, Bestellanfragen mit Hinweisen und Freigabe-Entscheidung, beendete Bestellungen (als „gekündigt“ mit Zeitpunkt), Zahlungsstatus und Mahnstufe der Rechnungen (Zahlungserinnerung, Mahnung, Inkasso) sowie der vom Betreiber hochgeladene Vertrag (verschlüsselt gespeichert, für den Kunden nur lesbar). Rechnungen an Vertragskunden führen jeden Lead mit Sparte, Lead-ID und Vor- und Nachname des Endkunden auf (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Lieferanten: Kennung und Name des Lieferanten laut Lead-Quelle, Vergütungen, Abrechnungen, Prüfergebnisse zu gelieferten Leads, die daraus berechnete Stufe (Zahl angenommener Leads, Reklamationsquote, Verlauf) sowie Sperren durch Käufer mit deren Begründung. Käufern zeigen wir nur die Lieferanten-ID und ab Silber die Stufe (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Einstellungen: z. B. PLZ und Umkreis für E-Mail-Benachrichtigungen, Bestellungen, Webhook-Adressen, Rückmeldungen zu gekauften Leads.

Benachrichtigungen und Nachrichten: Hinweise im Portal (Glocke), z. B. zu Reklamationen, Tickets und Rechnungen, sowie Nachrichten des Betreibers an alle oder ausgewählte Kunden, mit Zeitpunkt des Lesens (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Newsletter per E-Mail: nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG). Sie bestellen ihn bei der Registrierung oder im Portal unter „Benachrichtigungen“ und bestätigen ihn über den Link in einer E-Mail (Double-Opt-in). Als Nachweis speichern wir Zeitpunkt und IP-Adresse von Bestellung und Bestätigung sowie gegebenenfalls den Zeitpunkt der Abmeldung. Jede Newsletter-E-Mail enthält einen Link zum Abbestellen; Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Nachweis bewahren wir auch nach dem Widerruf auf, solange Ihr Konto besteht, um die Einwilligung belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

Weitere E-Mail-Empfänger Ihres Unternehmens: Inhaber (bzw. Benutzer mit dem Recht „Firmendaten ändern“) und der Betreiber können zusätzliche Adressen hinterlegen, z. B. der Buchhaltung, mit Bezeichnung und gewählten Themen (neue Leads, Rechnungen und Gutschriften, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Reklamationen, niedriges Guthaben). Die Adresse erhält zuerst eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Bestätigung schicken wir Kopien der entsprechenden E-Mails. Wir speichern Adresse, Bezeichnung, Themen, Zeitpunkt der Bestätigung und Änderungen im Protokoll. Zweck: Abwicklung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, die vom Kunden gewünschten Stellen zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede Kopie enthält einen Link „Keine Kopien mehr erhalten“; dann löschen wir die Adresse aus der Liste. Kopien zu neuen Leads enthalten Kontaktdaten nur über den Link ins Portal (Anmeldung nötig).

Tickets (Support): Thema, Betreff, Nachrichten und Antworten, Absender und Zeitpunkte. Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Tickets sehen die Benutzer Ihres Unternehmens und berechtigte Mitarbeiter des Betreibers.

3. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung: die Sitzung und, während einer Zwei-Faktor-Anmeldung, einen kurzlebigen Zwischenschritt (5 Minuten). Bei Zugängen von Mitarbeitern des Betreibers kommt ein Geräte-Merkmal hinzu, damit wir bei einer Anmeldung von einem neuen Gerät per E-Mail warnen können. Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking durch Dritte; die Nutzungsdauer (siehe oben) messen wir ohne eigenes Cookie auf unserem Server. Schriften werden von unserem Server geladen, nicht von Drittanbietern. Für die Nutzung als App (Startbildschirm oder Android-App) legt Ihr Browser über einen sogenannten Service Worker eine Offline-Seite und das App-Symbol auf Ihrem Gerät ab; Inhalte mit Kunden- oder Lead-Daten werden dabei nicht gespeichert. Die Android-App öffnet dieses Portal; dafür gelten dieselben Angaben wie im Browser. Schalten Sie auf einem Gerät Push-Benachrichtigungen ein, speichern wir die vom Browser bzw. Betriebssystem vergebene Push-Adresse dieses Geräts mit den zugehörigen Schlüsseln und dem Gerätetyp (Browser-Kennung), um Ihnen Hinweise zu neuen Leads, Bestellungen und Ihrem Konto zu schicken (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung durch Einschalten). Die Nachricht wird über den Push-Dienst des Browser- bzw. Geräteherstellers (z. B. Google, Apple, Mozilla, Microsoft) zugestellt und enthält keine Kontaktdaten von Endkunden. Sie können Push jederzeit unter „Mein Konto“ oder „Benachrichtigungen“ ausschalten; beim Abmelden löschen wir die Push-Adresse des Geräts; nicht mehr genutzte Geräte löschen wir nach 12 Monaten, versendete Nachrichten nach 30 Tagen.

4. Daten von Endkunden (Leads)

Leads enthalten Kontaktdaten von Endkunden, die eine Anfrage gestellt haben. Wir erhalten sie über Dienstleister für die Lead-Erfassung oder von Lieferanten (Datei-Upload, Schnittstelle), speichern die Kontaktdaten verschlüsselt und geben sie erst nach dem Kauf an den kaufenden Kunden weiter. Leads können außerdem an Vermittlungspartner weitergegeben werden, die sie abnehmen (derzeit Aroundhome GmbH, Berlin); dabei übermitteln wir Kontaktdaten und Angaben zur Anfrage über deren Schnittstelle und erhalten den Bearbeitungsstand (bestätigt, storniert mit Grund, Vergütung) zurück. Hat derselbe Endkunde Anfragen in mehreren Sparten gestellt (z. B. Photovoltaik und Wärmepumpe), fassen wir sie zusätzlich zu einem Kombi-Lead zusammen, der wie ein eigener Lead angeboten wird; die einzelnen Anfragen bleiben bestehen. Zum Erkennen von Dubletten und Sperreinträgen speichern wir nicht umkehrbare Prüfwerte (Hashes) von Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Name. Ab dem Kauf ist der Kunde für diese Daten eigener Verantwortlicher. Leads, die Lieferanten selbst liefern, und Leads bestimmter weiterer Quellen prüfen berechtigte Mitarbeiter des Betreibers vor dem Verkauf auf Qualität; dabei sehen sie die Kontaktdaten, jeder Abruf wird protokolliert. Berechtigte Mitarbeiter des Betreibers können Lead-Angaben ansehen und offensichtliche Fehler berichtigen (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO); Abruf und Änderung werden mit den geänderten Feldern (ohne Inhalte) protokolliert. Öffnet ein berechtigter Mitarbeiter die Detailansicht eines Leads, wird die Anschrift in einer eingebetteten Karte von Google Maps (Google Ireland Ltd.) angezeigt; dabei wird die Anschrift an Google übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Prüfung und Einordnung des Leads). Freitext-Angaben (z. B. Bemerkungen) prüfen wir auf unserem eigenen Server automatisch auf Tippfehler; Käufer sehen die korrigierte Fassung, das Original bleibt gespeichert. Es werden dafür keine Daten an Dritte übermittelt. Zur Zuordnung von Leads speichern wir außerdem Kampagnen- und Werbemittel-Kennungen der Lead-Quelle (ohne Personenbezug). Lieferungen über die Schnittstelle protokollieren wir 90 Tage lang (Zeitpunkt, Sparte, Anzahl angenommen/abgelehnt, Ablehnungsgründe ohne die gelieferten Werte), damit Lieferanten den Status ihrer Schnittstelle sehen. Füllen Sie auf leadwerke.de unser Anfrageformular aus (bereitgestellt von Heyflow), erhalten wir Ihre Angaben (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählte Branchen, gewünschte Menge sowie Kampagnenkennungen wie utm_source). Wir legen damit auf Ihren Wunsch Ihren Zugang zum Portal an (Benutzer und Unternehmen) und schicken Ihnen einen Link zum Festlegen des Passworts; gibt es mit Ihrer E-Mail-Adresse schon einen Zugang, legen wir keinen neuen an und schicken Ihnen nur einen Hinweis an diese Adresse; außerdem nutzen wir die Angaben, um Sie bei Fragen zu Ihrer Anfrage zu kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen). Ihre Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung im Formular speichern wir mit dem Zugang (Fassung und Zeitpunkt). Zugänge aus dem Formular, die nie aktiviert werden (kein Passwort festgelegt), löschen wir nach 6 Monaten. Gespeicherte Berichte für Lieferanten verschicken wir als Datei per E-Mail an den Benutzer, der sie angelegt hat; sie enthalten keine Kontaktdaten von Endkunden und keine Käufernamen, der Anhang wird nach dem Versand nicht aufbewahrt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Weitergabe der Lead-Daten ist die Einwilligung des Endkunden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Er erteilt sie online bei seiner Anfrage und/oder telefonisch bei der Vorqualifizierung; die Einwilligung wird dokumentiert und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Lieferanten müssen die Einwilligung nachweisen (bei Online-Anfragen per Double-Opt-In mit Protokoll).

5. Empfänger und Dienstleister

• Hosting des Portals: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland; Server im Rechenzentrum in Nürnberg (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO).
• E-Mail-Versand: Çizgi Telekomünikasyon A.Ş. (Marke „Natro“), Kuştepe Mah., Mecidiyeköy Yolu Cad. No: 12, Şişli/Istanbul, Türkei (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO). Die Türkei ist ein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Dienstleister für die Lead-Erfassung (Auftragsverarbeitung). Importiert Leadwerke Leads im Auftrag eines Lieferanten, werden diese auch dorthin übermittelt.
• Lieferanten von Leads (sie übermitteln uns Daten; sie sehen keine Käufer und keine Daten anderer Lieferanten). Hochgeladene Dateien werden nach der Übernahme, spätestens nach 7 Tagen, gelöscht.
• Zahlungsdienstleister Stripe für die Aufladung des Guthabens per Karte, Apple Pay oder Google Pay: Wir übermitteln Betrag, Kundennummer und E-Mail-Adresse; Karten- und Zahlungsdaten gibt der Kunde direkt bei Stripe ein, wir sehen sie nicht; Stripe teilt uns nur Kartenmarke und die letzten vier Ziffern mit, die wir auf der Rechnung angeben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe ist für die Zahlungsabwicklung eigener Verantwortlicher.
• Google (Google Drive) zur Aufbewahrung verschlüsselter Datensicherungen; Google kann die Inhalte nicht lesen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz vor Datenverlust).
• Käufer von Leads (nur die gekauften Lead-Daten).
• Vom Kunden selbst eingerichtete Webhook-Empfänger (nur Leads dieses Kunden).

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur mit geeigneten Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

6. Speicherdauer

• Leads (verkauft und unverkauft): 5 Jahre nach Eingang. Danach werden Kontaktdaten, Prüfwerte (Hashes), Angaben und Koordinaten automatisch gelöscht; Verkauf, Preis, Sparte, PLZ und Ort bleiben für Abrechnung und Statistik. Die 5 Jahre dienen auch dem Nachweis der Einwilligung (§ 7a UWG).
• Anmelde- und IP-Protokolle, versandte E-Mails, Webhook-Zustellungen: 90 Tage, danach automatisch gelöscht.
• Datensicherungen: 30 Tage, danach automatisch gelöscht; je Monat eine Sicherung 12 Monate.
• Rechnungen, Gutschriften und Buchungen: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht). Lieferanten-Gutschriften führen jeden vergüteten oder zurückgebuchten Lead einzeln mit Sparte, Lead-ID sowie Vor- und Nachname des Endkunden auf; diese Angaben bleiben im Beleg für die Dauer der Aufbewahrungspflicht erhalten, auch wenn der Lead selbst nach Ablauf seiner Frist anonymisiert wird (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Verträge von Vertragskunden: für die Dauer der Zusammenarbeit, danach mit dem Konto gelöscht.
• Nachweise von Lieferanten: für die Dauer der Zusammenarbeit, danach mit dem Konto gelöscht.
• Kundenkonten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; nach Kündigung werden Konto- und Profildaten nach 6 Monaten gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Hochgeladene Lead-Dateien: nach der Übernahme, spätestens nach 7 Tagen.
• Tickets und Benachrichtigungen: für die Dauer der Geschäftsbeziehung.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) und das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an info@leadwerke.de.

8. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal ändert. Die jeweils aktuelle Fassung steht hier; wesentliche Änderungen zeigen wir im Portal an.